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如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(split scan feature)性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影。
如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘。此时，您需要对复印机进行的清洁。
当复印机面版显示红灯信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果不及时可造成复印机故障或产生撞击噪音。加碳粉，时应摇松碳粉并按照说明书进行操作。切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于它产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的2/3。
当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度，请查阅手册来确定厚度范围。为了保持纸张干燥，可在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于干燥的柜子内。
每次使用完复印机后，一定要及时洗手，以消除手上残余粉尘对人体的伤害。
工作下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去拉插电源插头，这样会容易造成机器故障。
如果出现以下情况，请立即关掉电源，并请维修人员。A、机器里发出异响;B、机器外壳变得过热;C、机器部分被损伤;D、机器被雨淋或机器内部进水
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复印机租赁有哪些服务方式
其实复印机出租在共享理念没提出时，便早已推出，所推出的年限还不短，在共享理念推出后更是成了一大趋势，其租赁销售量在不断攀升。有些人认为实现共享的模式，复印机出租更能凸显共享理念。
对于共享经济，无论我们是排斥还是接受，不容置疑，它正在潜移默化间影响着我们的日常生活。当然对于B端的企业级服务也是如此，复印机出租服务起着至关重要的作用，共享复印机出租影响着企业，让其经营与管理进行结合，企业享受到了办公外包所带来的便捷，为企业减轻资产负担，同时节约了办公成本。而现在很多企业采用了复印机租赁模式，来降低办公使用成本。
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复印机租赁的优势 ：
1. 复印机是事务处理机器，不是生产设备,不会产生效益。
2. 仅仅是为了现在的办公需要，选择购买复印机的时候,你会有很大的盲目性:
（1）你准备用这台复印机多久。
（2）这台复印机能够使用多长时间。
（3）你购买的复印机是否满足了办公需要,或者设备的选择是否过剩。
（4）你对复印机的供应商/服务商的服务及价格,都是不可预见的。
（5）你的办公室职员是否会滥用,而疏于管理。
3. 复印机有附带服务的特征,而且这些服务都是要收费的。包括供应商提供的消耗材料、零配件,服务商提供的维修、保养。
4. 事务处理机器技术更新快,设备的陈旧化是不可回避的。
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打印机租赁时，文件发到打印机后，打印机无动，查看打印机仍亮着灯，但打印机竟有些反应木有！同样，在计算机上，之前文档发送成功或开始打印等类似提示信息也不存在。下面是其他一些常用和有效的方法。
大家注意到，任务栏右下方的打印机图标并没有消失，但也没有红色标记。滑鼠放置提示“一份文档待打印”，原因如下：我们双击任务栏的打印机图标，打开打印机任务窗口，发现标题栏显示“脱机使用打印机”(另一些仅“离线使用打印机”)：
现在，在打印任务窗口中单击“打印机”菜单，然后选择“脱机使用打印机”：
有些时候，您会无意中点击此菜单命令。假如没有，那么您到打印机上面检查一下，看看网络连接或USB线是否正常，再拔一试。此外，还要检查您自己电脑的网络或USB连接是否正常。